Comment organiser un festival ?

Mettre en place un festival, c’est du temps et de l’organisation. Pour ce faire, il faut établir un plan d’action qui permettra d’établir une communication directe avec le public ciblé. Investissements, recherches, networking et finances entrent en jeu pour créer l’évènement parfait. Voici pour vous, quelques astuces qui vous aideront à organiser un festival comme il se doit.

Etablissez le projet

Se lancer dans l’organisation d’un festival n’est pas une mince affaire. Il vous faut d’abord façonner votre idée de départ. Comme pour toute création d’entreprise, il est important de se poser quelques questions : Quoi ? Quand ? Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Où ?

Pour qu’un festival s’implante, il faut lui donner un objectif précis tout en apportant une touche d’originalité. Les spectateurs y retrouveront une palette d’artistes qu’ils n’ont pas toujours l’occasion de voir. De plus, vous créerez par la même occasion, un lien social avec le public en offrant un accès à la culture dans une ambiance conviviale. C’est aussi un coup de projecteur pour bon nombre d’artistes et autres participants, une plateforme propice au networking.

Planifiez le projet

Après avoir établi votre projet, vous devez constituer un programme avec une ou plusieurs équipes pour faciliter la répartition des tâches. En effet, cette étape abordera entre autre, la mise en place des embauches, la campagne de communication, établir des partenariats, confectionner le programme du jour J, etc.

Des outils de management de projets comme Asana vous aideront à assigner des tâches de manière effective et à identifier les besoins en budget. C’est une étape qui peut se montrer difficile surtout si c’est la première fois que vous organisez un festival. Vous devez penser aux dépenses, aux recettes mais vous devez surtout vous assurer de ne pas dépasser votre budget prévisionnel.

Autre élément à considérer : l’environnement. Le choix de l’endroit doit être fait de manière stratégique. Il est essentiel de trouver un lieu insolite, facile d’accès et qui évidemment rentre dans les normes de sécurité. Posez-vous la question si vous souhaitez louer un gymnase, un bâtiment désaffecté ou bien si vous souhaitez organiser votre festival en plein air (avec une atmosphère bien plus agréable si le soleil est de mise).

Parlez-en !

Après avoir défini le message que vous souhaitez faire passer au public, procédez au lancement de la campagne de communication.

Il vous est important de tenir un planning détaillé de vos activités promotionnelles.

C’est le moment de communiquer les informations de l’évènement à la presse et d’envahir les réseaux sociaux. Personnalisez le festival, en favorisant un branding qui vous distinguera des autres. Pour cela, établissez une bonne création d’image à travers un logo et un graphisme particulier que vous imprimerez sur tous vos supports. Ces derniers vous aideront à créer une atmosphère particulière lors du festival. Des imprimeurs en ligne comme Saxoprint vous permettront de diversifier vos supports d’impressions : flyers, affiches, gobelets ou encore chaises longues et tonnelles. C’est autant d’occasion d’afficher l’identité visuelle de votre festival avant mais aussi pendant l’évènement.

La rédaction

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